Strategi for Dokumentasjonsavdelingen 2022-2026

• Fellesavdeling – server alle museer i stiftelsen
• Dokumentasjon av og ved alle museer i stiftelsen
• Betjening av publikum og av interne behov
• 16 fast ansatte, 2 prosjektansatte
• 15 frivillige som jobber med arkiv og fotoarkiv
• Kontorplasser på NF og NMM (største samlinger)

Kjerneoppgaver:

• 6 ulike tjenester innen dokumentasjonsforvaltning
• Pro aktiv innsamling av samtidsdokumentasjon
  

Vi skal samarbeide med andre for å øke tilgjengeligheten, gjennom å:

• Bidra i arbeidet med utstillinger, internt og eksternt​
• Være en aktiv part i utviklingen av eksisterende plattformer for tilgjengeliggjøring
• Legge til rette for frivillige og brukernes medvirkning
• Være aktiv og bidra i andres formidlingsarbeid
• Gjøre både nytt og eldre materiale i samlingene søkbart og tilgjengelig i digitale kanaler

Vi skal legge til rette for å skape og forvalte dokumentasjon om samlingene, gjennom å:

• Aktivt bidra i samlingsforvaltningsarbeidet​
• Understøtte initiativ som tas i de ulike avdelingene i stiftelsen
• Utøve aktiv inventarkontroll av høy kvalitet

Vi skal delta i ny kunnskapsproduksjon, gjennom å:

7 ulike tjenester innen dokumentasjonsforvaltning:

• Dagligarkiv​
• Bibliotek
• Historisk arkiv
• Tegningsarkiv
• Fotoarkiv
• Fotodokumentasjon og produksjon
• Katalog / samlingsforvaltning

Pro aktiv innsamling av samtidsdokumentasjon

• Salg av print / digitalisert tegninger / arkivmateriale
• Salg av egenproduserte produkter i butikken (kalendre etc)
• Salg av kopier av fotografier
• Salg av fotoarkivtjenester (veiledning og retusjering)
• Eksterne midler etter prosjektsøknader

• Utvikle fagene våre gjennom å være aktive på​relevante arenaer
• Dele kunnskapen vår med andre internt og eksternt
• Legge til rette for nye brukere
• Legge til rette for å skape ny kunnskap
• Legge til rette for å skape samtidsdokumentasjon

Bærekraftig samlingsforvaltning gjennom …

• Å forvalte dokumentasjonen i størst mulig grad via​digitale plattformer
• Å samordne forvaltningen på tvers av stiftelsen
• Å samarbeide med andre gjennom å dele og å gjenbruke løsninger, registre og dokumentasjon

• Aktivt arbeide for å innhente dokumentasjon på​aktiviteter innen ulike minoritetsmiljøer
• Samarbeide med museer og institusjoner som har spesielle funksjoner rettet mot minoritetsgrupper
• Bidra til repatriering av materiale
• Legge til rette for (digital) deling av særlig identitetskapende materiale

• Interne og eksterne forskere​
• Studenter, ansatte
• Andre museer
• Lokalhistorikere
• Forfattere
• Fortellere
• Privatpersoner med spesielt interesse (nerder)
• Handverksmiljøer
• Forlag
• Museumsbutikken
• Den delen av virksomheten som er underlagt forvaltningsloven

• Interne saksbehandlere​
• Forskere og studenter
• Universiteter og høyskoler
• Andre museer
• Biblioteker
• Frivillige
• Interesseorganisasjoner

Oppgaver:

• Saksbehandlingen som forholder seg til offentlig regelverk skal tåle​Riksrevisjonens forvaltningsettersyn
• Dokumentasjonen i stiftelsen skal speile virksomhetens aktivitet

Mål: 

• I løpet av 2025 skal 99% av stiftelsens arkiver være​registrert i Asta på et overordnet nivå, med plassregistering, samt kontroll på det fysiske omfanget
• Vi skal ha opparbeide oss kunnskap om innholdet i det enkelte arkivet
• Katalogen skal være enkelt tilgjengelig for brukerne.
• Vi skal ha funksjonelle og sikre magasiner og enkel tilgang til materialet

• Sikring og bevaring av arkiver og primærkilder
• Følge gjeldende lover og regler for håndtering av sensitive personopplysninger
• Sikre arkivenes proveniens og referanser slik at sammenhengen mellom arkivene og andre objekter i samlingene er god
• Håndtering av inntak
• Være en synlig og relevant partner i forskningsarbeidet i stiftelsen
• Forvalte materialet fra stiftelsens egne felt og dokumentasjonsarbeid på en god måte

• Samla alle register i ein base​
• Auka kunnskap om eigen samling
• Publisera aktuelle tegningssett for modellbygging på Digitalt museum
• Digitalisera sentrale samlingar
• Effektivisera behandling av tegningsbestillingar

• Samlingsforvaltning og tilgjengeliggjøring​
• Digitalisering og registrering av analoge samlinger
• Bevaring og forebyggande konservering
• Bestillingar

• Vi skal ha et fokus på mangfold​
• Vi skal samle inn familiefotografier fra perioden etter 1960 og helt frem til i dag, med et særlig fokus på barn, ungdom og unge voksne
• Vi skal samle inn digitalt skapt foto fra perioden 2000 og frem til i dag med særlig fokus på familiefotografier og ungdomskultur
• Vi skal øke vår kunnskap om egen samling gjennom inventarkontroll og forskning
• Effektiv saksbehandling ved formidling av fotografier til eksterne brukere

• Ordne, katalogisere, digitalisere, bevare, utvikle og formidle stiftelsens fotosamlinger
• Forske på fotohistorie og formidle fotohistorisk kunnskap om samlingene
• Legge til rette for bildeformidling i forbindelse med museenes aktiviteter og til eksterne brukere

• Videodokumentasjon av arbeidsprosesser​
• Mer av: Fotografere egen samtid
• Samtidsfotodokumentasjon
• Fotografere (synliggjøre) museets arbeid for interne og eksterne
• Foto som dokumentasjonsverktøy for interne prosesser

• Vi dokumenterer samlingene​
• Fotografitjenester til interne oppgaver
• Vi digitaliserer
• Vi fotograferer til kommersiell bruk
• Dokumentere arrangementer i stiftelsen
• Vi dokumenterer samtiden
• Feltarbeidsfoto

• Sørge for forsvarlig håndtering av eldre og skjørt​materiale
• Styrke forvaltningen av biblioteksamlingene
• Være en synlig og relevant partner i forskningsarbeidet i stiftelsen
• Invitere interesserte til å bruke samlingene
• Relevant og oppdatert samling som speiler stiftelsens fagområder
• Rasjonell drift og optimalisert ressursutnyttelse
  

• Forvalte biblioteksamlingene i stiftelsen​
• Gi interne og eksterne tilgang til biblioteksamlingene 
• Formidle stiftelsens kunnskapsproduksjon via utlån og digitalisering
• Støtte kunnskapsproduksjon i stiftelsen

• Et så effektivt system som mulig for​
• digitalisering

• katalogisering/dokumentasjon

• plassering/inventarkontroll

• Gode systemer for opplæring, support og utvikling
• Tilgjengelighet for ansatte, forskere og interesserte brukere
• Øke andelen registreringer med plasseringer, gode metadata og bilder tilgjengelige for alle

• Intern supportfunksjon / opplæring​
• Inventarkontroll
• Dokumentere objektenes historikk pre og post aksesjon
• Søk og gjenfinning
• Offentlig tilgjengeliggjøring

• Styrket digital formidling av innsamlet materiale, gjennom prosjektet SAMLA​
• Ny digital innsamling, gjennom Minner
• Styrke samarbeidet med frivillige
• Nå befolkningsgrupper vi ikke er i kontakt med, særlig ungdom og skoleelever
• Delta i interne og eksterne forskningssatsinger 
• Revidere NEGs organisering og ansvarsområde

• Forvaltning av kilder til kunnskap om levd liv i Norge – immateriell​kulturarv
• Kompetanseheving for arbeid med å skape intervjuer og forvaltning og utforskning av intervjumateriale internt og eksternt
• Formidling av kildemateriale til brukere
• Fornye forvaltningen og formidlingen av materialet gjennom digitalisering og digital utvikling
• Bygging og styrking av nettverk overfor eksisterende og potensielle meddelere
• Gjennomføre innsamling av ulike typer intervjumateriale, minnemateriale, og private foto
• Egen forskningsvirksomhet
• Produksjon av formidlingsprodukter: bøker, podkaster, populære artikler
• Formidling av kunnskapsfelt i offentligheten, overfor UH sektor, presse, forfattere, skoeelever etc